Factura electrónica obligatoria entre empresas: fechas confirmadas y cómo prepararte

Durante años, la factura electrónica obligatoria entre empresas ha sido un «ya llegará». Eso se acabó el 5 de octubre de 2026, cuando el BOE publicó la orden que la pone en marcha. Ahora hay fechas oficiales: 6 de octubre de 2027 para las empresas que facturan más de 8 millones de euros y 6 de octubre de 2028 para todas las demás, autónomos incluidos. En esta guía te contamos, sin jerga, qué es exactamente, a quién afecta, cómo se envía, qué cambia con los pagos y qué te conviene hacer ahora con tu programa de facturación, tu ERP o tu tienda online.

1. Qué cambió el 5 de octubre de 2026

La obligación nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (la conocida «Ley Crea y Crece»). Esa ley dijo que las empresas y los profesionales tendrían que emitir, enviar y recibir facturas electrónicas entre sí, pero dejó los detalles para más adelante. Desde entonces han hecho falta dos piezas más:

• El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE del 31 de marzo, en vigor desde el 20 de abril de 2026). Es el reglamento: define los formatos, las plataformas, la información sobre pagos y el calendario por fases. Pero dejaba el reloj parado hasta que se aprobara una orden ministerial.
• La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE del 5 de octubre, en vigor desde el 6 de octubre de 2026). Regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria y, con su entrada en vigor, hace que empiecen a contar los plazos.

Es decir: hasta el 5 de octubre se hablaba de fechas «previstas»; desde el 6 de octubre las fechas son firmes. Si leíste que la factura electrónica llegaría «en 2027 o 2028, según una orden pendiente», esa orden ya está publicada.

2. Qué es (y qué no es) una factura electrónica

Aquí está la primera confusión. Mucha gente cree que ya hace factura electrónica porque envía sus facturas en PDF por correo. Para esta ley, un PDF no es una factura electrónica.

Una factura electrónica, en este sentido, es un archivo con los datos de la factura ordenados de forma que un programa los puede leer sin que nadie los teclee: quién la emite, quién la recibe, cada línea, cada base imponible, cada tipo de IVA, el vencimiento. Es un archivo de datos (en formatos como UBL o Facturae, que veremos luego), no un documento para mirar.

Lo que no cambia: qué datos lleva una factura (siguen siendo los del Reglamento de facturación de siempre) ni la obligación de conservarlas. Cambia el formato y el camino por el que llegan.

3. El calendario oficial, fecha a fecha

Todo se cuenta desde el 6 de octubre de 2026. La Agencia Tributaria lo resume así en su calendario de implantación:

El umbral de 8 millones se mide con el volumen de operaciones del año natural anterior, el mismo dato que ya usas en el IVA. Si tu empresa factura, por ejemplo, 3 millones, tu fecha es octubre de 2028.

4. A quién afecta y a quién no

La regla general es sencilla: afecta a toda factura que emita una empresa o un profesional a otra empresa o profesional que tenga su sede, un establecimiento permanente o su domicilio en España. Da igual el tamaño o el sector. Lo que cambia con el tamaño es la fecha.

Quedan fuera

• Las ventas a particulares. Es una obligación entre empresas (B2B). Si solo vendes a consumidores, no te afecta.
• Las facturas simplificadas (los tickets de toda la vida), salvo las simplificadas «cualificadas», en las que se incluyen los datos fiscales del cliente empresa.
• Las facturas a clientes sin sede en España. Si facturas a una empresa francesa sin establecimiento aquí, no entra en este sistema (aunque Francia y otros países tienen sus propias obligaciones).
• Algunos sectores muy concretos que liquidan a través de sus propias plataformas: los operadores de los mercados regulados de electricidad y gas, y los sistemas de compensación de IATA en aviación.

Y las facturas a la Administración

Las facturas al sector público ya son electrónicas desde hace años a través de FACe, y eso no cambia. Lo nuevo es el mundo entre empresas privadas. Si eres subcontratista de obras o contratos públicos y usabas FACeB2B, tienes hasta 24 meses desde la entrada en vigor de la orden para pasar al nuevo sistema.

5. Cómo se envía: plataformas, formatos y la solución de Hacienda

El sistema español es mixto. Puedes emitir y recibir facturas por tres caminos:

• Una plataforma privada de facturación electrónica: la de tu programa de facturación, tu ERP o un proveedor especializado.
• La solución pública de la Agencia Tributaria, que es gratuita. Hacienda tiene además que ofrecer una aplicación o formulario gratuito para emitir facturas electrónicas, pensado para quien factura poco.
• Una combinación de las dos.

Si no has dicho expresamente que quieres recibir tus facturas por una plataforma privada, se entiende que las recibes por la solución pública. No tienes que darte de alta en nada para eso.

Los formatos admitidos

Todas las facturas tienen que seguir el modelo de datos de la norma europea EN 16931, y se admiten cuatro formatos: UBL, CII, EDIFACT y Facturae (el formato español que ya se usa con la Administración). La solución pública trabaja con UBL.

No tienes que elegir tú el formato de tu cliente: las plataformas privadas están obligadas a conectarse entre sí y a convertir entre todos los formatos admitidos. Tienen un mes para dejar operativa una conexión que se les pida y no pueden cobrar a la otra plataforma por ello. La idea es que una factura salga de tu programa y llegue al del cliente aunque cada uno use un proveedor distinto, igual que un correo llega de Gmail a Outlook.

Hacienda recibe una copia

Si emites por una plataforma privada, esa plataforma tiene que enviar a la vez una copia fiel de cada factura, en formato UBL, a la solución pública. Para ti es transparente: lo hace la plataforma. Pero conviene saberlo, porque significa que Hacienda verá tus facturas entre empresas casi en tiempo real.

El PDF de transición

Durante sus primeros 12 meses, las empresas de más de 8 millones tienen que acompañar cada factura electrónica de un PDF legible para el cliente, salvo que el cliente acepte recibir solo el formato electrónico. Es una ayuda para las pymes que todavía no tengan un programa capaz de leer la factura: durante ese año seguirán recibiendo algo que pueden abrir.

6. El cambio que nadie cuenta: avisar de la aceptación y del pago

La ley no se hizo solo para modernizar papeles. Su objetivo principal es combatir la morosidad: que se sepa, con datos, quién paga tarde. Por eso la factura electrónica viene con una obligación nueva para quien recibe las facturas.

Cuando recibes una factura de un proveedor, tienes que comunicar:

• Si la aceptas o la rechazas comercialmente, con la fecha.
• Cuándo la pagas por completo, con la fecha real del pago.

El plazo es de cuatro días naturales desde que ocurre (sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales). El pago o el rechazo, además, se comunica a la solución pública de Hacienda, junto con la fecha de vencimiento. Si no rechazas una factura, se presume que la has aceptado. Opcionalmente también se pueden comunicar aceptaciones o pagos parciales.

Con esa información, Hacienda calcula los plazos de pago reales de cada empresa, y una vez al año envía al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada la lista de las que incumplen los plazos legales de la Ley de morosidad.

7. ¿Y Verifactu? Cómo encajan las dos obligaciones

Son dos normas distintas que tocan el mismo programa:

• Verifactu (Real Decreto 1007/2023) obliga a que tu programa de facturación registre cada factura de forma que no se pueda alterar, y afecta a todas tus facturas, también a las de particulares.
• La factura electrónica (Real Decreto 238/2026) obliga a enviar y recibir las facturas entre empresas en formato estructurado y a informar de su estado y su pago.

El 5 de octubre de 2026, el mismo día que se publicó la orden, Hacienda anunció su intención de retrasar Verifactu hasta octubre de 2028 para que coincida con la fecha de la factura electrónica de la mayoría de pymes. A fecha de este artículo, ese retraso es un anuncio pendiente de aprobarse: lo explicamos con detalle en el artículo sobre el aplazamiento de Verifactu a 2028. Las fechas de la factura electrónica, en cambio, ya son firmes.

8. Cinco casos prácticos

Un autónomo que factura a empresas

Un diseñador, un fontanero que trabaja para constructoras o una consultora unipersonal. Su fecha es el 6 de octubre de 2028 para emitir, y octubre de 2029 para informar de los pagos que hace. Si emite pocas facturas, la aplicación gratuita de Hacienda puede bastarle. Si ya usa un programa de facturación en la nube, lo más probable es que su proveedor lo incorpore: conviene preguntarlo por escrito.

Una pyme con un programa de gestión

Una distribuidora que factura 4 millones con un ERP. Su fecha es 2028, pero varios de sus clientes son cadenas grandes que empiezan en 2027. Lo sensato es tener la factura electrónica funcionando durante 2027, empezar con esos clientes y aprovechar para automatizar la recepción de facturas de proveedores, que es donde más horas se ahorran.

Una empresa de más de 8 millones

Su fecha es el 6 de octubre de 2027, para emitir, recibir e informar de pagos, y durante el primer año tendrá que acompañar cada factura de un PDF. Para ella el reto no es tanto el formato como los procesos: aprobar facturas de proveedores rápido y registrar pagos en cuatro días hábiles. Si hoy el circuito de aprobación pasa por correos y firmas a mano, hay trabajo por delante.

Una tienda online que vende a particulares

Si emite tickets o facturas a consumidores, la factura electrónica no le afecta (Verifactu sí). Pero si algunos clientes son empresas que piden factura completa con su NIF, esas facturas sí entran. Es habitual en tiendas de material de oficina, de hostelería, de recambios o de cualquier producto que compran autónomos. Hay que revisar cómo genera esas facturas el plugin de WooCommerce, la app de Shopify o el sistema que se use.

Una empresa que sobre todo recibe facturas

Un restaurante, un despacho o una clínica que emite tickets a clientes pero recibe decenas de facturas de proveedores. Su obligación principal será recibir facturas electrónicas e informar de cuándo las paga. Si no hace nada, las recibirá por la solución pública de Hacienda. Es buen momento para que la gestoría o el programa de contabilidad las importe solas, en lugar de seguir copiando PDF.

9. Si tienes ERP, programa propio o tienda online

Si tus facturas salen de un programa hecho a medida, de un ERP adaptado o de una tienda online, la adaptación no es «instalar algo». Hay que decidir por dónde van a salir las facturas y quién se encarga de cada parte. Estas son las preguntas que conviene hacerle a tu proveedor (o hacerte, si el programa es tuyo):

Si las facturas salen de varios sitios

Es el caso más frecuente en pymes que han crecido por partes: unas facturas salen de la tienda online, otras del programa de facturación y otras de una hoja de cálculo para los clientes «especiales». Con la factura electrónica, cada uno de esos orígenes tendría que cumplir por separado. Suele salir más barato unificar la facturación en un solo sistema y que la tienda y el resto de canales le pasen los pedidos.

Si el programa es a medida

Un programa propio no está condenado a sustituirse. Normalmente basta con añadirle tres piezas: generar el archivo en el formato correcto, conectarlo con una plataforma (o con la solución pública) y recoger los estados de vuelta para mostrarlos en el propio programa. Es el tipo de trabajo que planteamos en el desarrollo de ERP y aplicaciones de gestión a medida: integrarse con lo que exige la ley sin cambiar cómo trabaja el equipo.

10. Plan para llegar sin prisas

Hay tiempo, pero no tanto como parece: un cambio de programa de facturación, con pruebas, migración de datos y formación, lleva meses. Este es un calendario razonable para una pyme cuya fecha sea octubre de 2028:

Si tu empresa supera los 8 millones, comprime ese calendario un año: lo que aquí pone 2027 es para ti 2026, y ya vas justo.

11. Sanciones

La Ley 56/2007, modificada por la Ley Crea y Crece, prevé apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para las empresas obligadas que no ofrezcan a sus clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o que no permitan a antiguos clientes acceder a sus facturas. La sanción la impone la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.

Más allá de la multa, el riesgo real es otro: un cliente grande que, a partir de octubre de 2027, no pueda procesar tus facturas en PDF y las deje en un cajón. Y el retraso en pagos que se registre a tu nombre si eres tú quien paga tarde.

Esta guía orienta y resume la normativa publicada; no sustituye el asesoramiento fiscal. Para tu caso concreto, tu gestoría o asesoría es quien mejor puede confirmarlo.

12. Preguntas frecuentes

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica para los autónomos?
Desde el 6 de octubre de 2028 para emitir y recibir facturas a otras empresas y autónomos. La obligación de informar del estado y del pago de las facturas que reciben llega un año después, el 6 de octubre de 2029.

¿Enviar la factura en PDF por correo sigue valiendo?
Hasta tu fecha, sí. Después, no: el PDF solo acompaña a la factura electrónica durante el primer año para las empresas de más de 8 millones. Lo que cuenta es el archivo estructurado.

¿Tengo que pagar por la factura electrónica?
No necesariamente. La solución pública de Hacienda es gratuita, y tiene que ofrecer una aplicación gratuita para emitir facturas. Las plataformas privadas y los programas de facturación sí suelen tener coste, a cambio de automatizar el proceso.

¿Me afecta si solo vendo a particulares?
No. La obligación es para las facturas entre empresas y profesionales. Las facturas simplificadas o tickets a consumidores quedan fuera. Verifactu, en cambio, sí afecta a todas tus facturas.

¿Puede un cliente obligarme a usar su plataforma?
No. La ley prohíbe que quien recibe las facturas imponga al emisor una solución, plataforma o proveedor concreto. Las plataformas están obligadas a conectarse entre sí para que eso no haga falta.

¿Qué pasa si recibo una factura y no digo nada?
Si no la rechazas, se presume aceptada. Pero el pago completo sí tienes que comunicarlo, en cuatro días hábiles desde que pagas, cuando te llegue tu fecha.

¿Y si facturo a clientes de otros países?
Las facturas a empresas sin sede ni establecimiento en España no entran en este sistema. Algunos países de la Unión Europea tienen o tendrán sus propias obligaciones, así que conviene revisarlo si exportas mucho.

¿El 8 millones se refiere a beneficio o a facturación?
A facturación: el volumen de operaciones del año natural anterior, el mismo que se usa en el IVA.

Siguiente paso

La parte fiscal (si te afecta, desde cuándo y cómo tratar cada factura) es cosa de tu gestoría. Nosotros podemos ayudarte con la parte técnica: si tus facturas salen de una aplicación a medida o de una tienda online, la adaptamos para que emita y reciba facturas electrónicas y recoja los avisos de pago, o la conectamos con la plataforma de facturación que elijas. Si es tu caso, escríbenos y lo vemos.

Fuentes: Real Decreto 238/2026 y Orden HAC/1028/2026 en el BOE, calendario de implantación de la Agencia Tributaria y Ley 56/2007, de medidas de impulso de la sociedad de la información, modificada por la Ley 18/2022. Información revisada el 28 de octubre de 2026.